Engager votre premier salarié est un cap important dans la vie d'une entreprise. C'est aussi un processus qui implique de nombreuses obligations légales, souvent sous-estimées par les jeunes entrepreneurs. Cette check-list vous guide à travers chaque étape pour démarrer sur de bonnes bases.
Avant l'embauche : les décisions clés
- Choisir le type de contrat : CDI (contrat à durée indéterminée), CDD (durée déterminée — attention aux règles strictes de renouvellement), ou contrat d'étudiant (jusqu'au quota maximal d'heures annuel à cotisations réduites).
- Déterminer le régime de travail : temps plein (38h/semaine standard), temps partiel (attention : minimum 1/3 temps plein en général), horaires fixes ou variables.
- Identifier votre commission paritaire (CP) : elle détermine les barèmes de salaire minimum, les avantages sectoriels (chèques-repas, prime de fin d'année, etc.).
La déclaration Dimona
La déclaration Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) est obligatoire et doit être faite AVANT le début de la première prestation.
Elle se fait en ligne via le portail de la Sécurité Sociale. Pour chaque type de contrat (Dimona IN = entrée, Dimona OUT = sortie), vous avez des délais très stricts. Le défaut de Dimona peut entraîner des amendes et une présomption de travail au noir.
La rédaction du contrat de travail
Bien que non obligatoire dans tous les cas (le CDI peut être oral, sauf si le règlement de travail ou la CP l'impose), un contrat écrit est vivement recommandé pour éviter tout litige.
Éléments essentiels du contrat : identité des parties, date d'entrée en service, fonction, lieu de travail, régime de travail et horaires, rémunération, modalités de préavis, clause de non-concurrence (si applicable).
Le règlement de travail
Dès le premier salarié, votre entreprise doit se doter d'un règlement de travail. Ce document interne, obligatoire légalement, reprend les règles applicables dans l'entreprise : horaires de travail, lieux de travail, règles de sécurité, procédure disciplinaire, etc.
Il doit être transmis à chaque travailleur lors de son entrée en service et déposé auprès du bureau régional du Fonds des accidents du travail.
Les premières fiches de paie
Chaque mois, vous devez calculer et transmettre au travailleur son bulletin de salaire (fiche de paie). Ce document reprend le détail du salaire brut, les retenues ONSS, le précompte professionnel, et le net à payer.
Les cotisations ONSS trimestrielles (patronales + personnelles) sont à verser à l'ONSS. Des déclarations trimestrielles DmfA doivent être déposées dans les délais. TMF Assist gère l'ensemble de ces démarches pour vous.
Engager son premier salarié est enthousiasmant et intimidant à la fois. La clé est d'être en ordre dès le premier jour — une Dimona en retard ou un contrat mal rédigé peut avoir des conséquences importantes. Confiez ces démarches à TMF Assist pour un démarrage serein.
Prêt à recruter ?
TMF Assist gère Dimona, contrats, et fiches de paie pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.